یومیہ ہزاروں شہری پاکستان میں دفاتر اور تعلیمی اداروں کے چکر کاٹنے پر مجبور ہیں تاکہ وہ اپنے چھوٹے بڑے مسائل کو حل کروا سکیں۔ مسئلہ صرف افسران سے ملاقات کا نہیں بلکہ فائلوں کا پیچھا کرنے کا بھی ہے، جو اکثر بے ترتیبی کا شکار ہوتی ہیں۔ دستاویزات جو مہینوں تک نظرانداز رہتی ہیں، اور ان پر نہ کوئی کارروائی ہوتی ہے نہ کوئی جواب ملتا ہے۔
طلبہ کے لئے صورتحال اور بھی زیادہ سنگین ہے۔ ایک تحقیق کے مطابق، ہائیر ایجوکیشن کمیشن آف پاکستان نے 2021 میں رپورٹ کیا کہ35 فیصد طلبہ کو عوامی یونیورسٹیوں میں اپنی درخواستوں کی پروسیسنگ میں کافی تاخیر کا سامنا کرنا پڑتا ہے، چاہے وہ سرٹیفکیٹس کے لئے ہو، ڈگریوں کے لئے ہو یا کسی اور انتظامی کام کے لئے۔ بہت سے طلبہ چھوٹے چھوٹے کاموں کے لئے لمبے فاصلے طے کرتے ہیں جیسے کہ ڈگری کے لئے درخواست دینا یا امتحانی نتائج حاصل کرنا۔ ایشیائی ترقیاتی بینک کی رپورٹ کے مطابق 80 فیصد دیہی علاقوں کے طلبہ غیر مؤثر انتظامی طریقہ کار کو اپنی تعلیم میں تاخیر کا ایک بڑا سبب مانتے ہیں۔
بین الاقوامی طلبہ یا بیرون ملک مقیم طلبہ کے لئے صورتحال اور بھی پیچیدہ ہے۔ آن لائن درخواستوں یا استفسارات کے لئے کوئی منظم نظام نہ ہونے کی وجہ سے ان کی دستاویزات کو پروسیس کرنے میں ہفتوں یا مہینوں لگ جاتے ہیں۔ *پاکستان انسٹیٹیوٹ آف ڈیولپمنٹ کے مطابق، درخواستوں کی دستی پروسیسنگ سے بیرون ملک مقیم طلبہ کے لئے 40-50 فیصد زیادہ تاخیر ہوتی ہے ۔ یہ غیر مؤثر نظام نہ صرف وقت کا ضیاع کرتا ہے بلکہ غیر ضروری ایندھن کی کھپت، ذہنی دباؤ، اور مالی نقصان کا سبب بنتا ہے۔
حل: ایک ڈیجیٹل، کاغذی کارروائی سے پاک نظام
ڈیپارٹمنٹ فیسلیٹیشن سینٹر ۔ ایک ڈیجیٹل، کاغذی کارروائی سے پاک اور مؤثر نظام اس تمام غیر مؤثر نظام کو ختم کر سکتا ہے۔ان جیسے آٹومیشن پلیٹ فارمز، جو کسی ادارے کی مخصوص ضروریات کے مطابق تیار کیے جا سکتے ہیں، ایک رپورٹ کے مطابق، عوامی اور تعلیمی شعبوں میں ڈیجیٹل حلوں کا نفاذ کسی ادارے کی آپریشنل لاگت میں 20-30 فیصد تک بچت کر سکتا ہے، کام کے بہاؤ کو بہتر بنا سکتا ہے، اور پروسیسنگ کے وقت میں نمایاں کمی کر سکتا ہے۔ اسی رپورٹ میں بتایا گیا کہ آٹومیشن سسٹمز سے غلطیوں میں 40-50 فیصد تک کمی واقع ہو سکتی ہے، جو کہ دستی پروسیسنگ میں عام طور پر انسانی غلطیوں کا نتیجہ ہوتی ہیں۔ ورلڈ بینک کی 2022 کی رپورٹ کے مطابق، ڈیجیٹل ادارے طلبہ کی درخواستوں اور استفسارات کو سنبھالنے کے لئے 70 فیصد تیزی سے جواب دیتے ہیں اور شفافیت کو بہتر بناتے ہیں، جو عوام کا اعتماد بحال کرنے میں مدد دیتی ہے۔ان آٹومیشن سسٹمز کے فائدے بہت زیادہ ہیں۔ سب سے پہلے، یہ طلبہ، درخواست دہندگان، یا کسی بھی سائل کو اپنی درخواستیں کسی بھی مقام سے جمع کروانے کی سہولت فراہم کرتے ہیں، چاہے وہ کہیں بھی ہوں۔ یہ خصوصیت خاص طور پر ان طلبہ کے لئے مفید ہے جو بیرون ملک تعلیم حاصل کر رہے ہیں یا جو دور دراز علاقوں میں رہتے ہیں۔ وہ آن لائن اپنی دستاویزات کی درخواستیں دے سکتے ہیں، اپنی درخواست کی حالت کے بارے میں حقیقی وقت میں معلومات حاصل کر سکتے ہیں، اور غیر ضروری سفر سے بچ سکتے ہیں۔ آٹومیشن سسٹمز درخواستوں کی پروسیسنگ اور ٹریکنگ کو بہت زیادہ آسان اور شفاف بناتے ہیں۔ انتظامی عملہ اور فیکلٹی درخواستوں کا ڈیجیٹل جواب دے سکتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ جوابات وقت پر اور درست ہوں۔ ایک تحقیق کے مطابق، ڈیجیٹل پلیٹ فارمز درخواستوں کی پروسیسنگ کے وقت کو 60 فیصد تک بہتر بنا سکتے ہیں، جو طلبہ اور عملے دونوں کے لئے مجموعی تجربے کو بہتر بناتا ہے۔ مزید برآں، ہ آٹومیشن سسٹمز کے نفاذ سے انتظامی بوجھ میں 25-40 فیصد کمی آ سکتی ہے۔
کاغذی کارروائی سے پاک نظام ماحولیاتی پائیداری میں بھی حصہ ڈالتا ہے۔ یونیورسٹیاں اور دیگر ادارے فی الحال بہت زیادہ مقدار میں کاغذ استعمال کرتے ہیں، لیکن ایک ڈیجیٹل پلیٹ فارم پر منتقلی سے کاغذ کی کھپت میں نمایاں کمی ہو سکتی ہے۔ *انٹرنیشنل انسٹیٹیوٹ فار انوائرنمنٹ اینڈ ڈیویلپمنٹ (IIED)* کے ایک مطالعہ کے مطابق، کاغذی کارروائی سے پاک نظام میں منتقلی سے کسی ادارے کی مجموعی کاغذی استعمال میں 50 فیصد تک بچت ہو سکتی ہے، جو ایک پائیدار مستقبل کی طرف قدم ہے۔
ڈیپارٹمنٹ فیسلیٹیشن سینٹر: ایک کامیاب ماڈل
ڈاکٹر مصطفیٰ قمر، انچارج *الائیڈ ہیلتھ سائنسز، یونیورسٹی آف سرگودھا* نے طلبہ کے مسائل کے حل، لیکچرز کو منظم کرنے اور شعبے کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے ایک کلاؤڈ بیسڈ خودکار * ڈیپارٹمنٹ فیسلیٹیشن سینٹر* تیار کیا ہے۔ اس مرکز کی چند اہم خصوصیات مندرجہ ذیل ہیں:
– **طلبہ کی خودکار درخواستیں**: جیسے کہ غیر ملکی ایکریڈیٹیشن، کلینیکل/کانٹیکٹ آور سرٹیفکیٹس، سفارش نامے، چھٹی کی درخواستیں، فیس اور ہاسٹل کے مسائل، اسکالرشپس، شکایات اور دیگر امور کی فوری پروسیسنگ۔
– **عملے کی چھٹیوں کی منظوری**: چھٹیوں کی منظوری کے عمل کو خودکار بنا کر اسے آسان بنایا گیا ہے۔
– **ٹائم ٹیبل مانیٹرنگ**: طلبہ اور مبصرین سے حقیقی وقت میں فیڈ بیک حاصل کرنا تاکہ ٹائم ٹیبل کو بہتر بنایا جا سکے اور تدریس کی کوالٹی کے بارے میں معلومات فراہم کی جا سکیں۔
